Mỗi lần trò chuyện về chuyện đổi phần mềm, đội ngũ bên mình gần như lúc nào cũng nghe một câu hỏi quen thuộc: “Mình dùng Excel quen tay rồi, sao phải đổi?” Câu hỏi ấy không hề vô lý. Bài viết này đi từ những buổi trao đổi với chủ doanh nghiệp nhỏ, nhìn lại cách họ chọn và dùng phần mềm, rồi giới thiệu và đánh giá phần mềm quản lý theo hướng sát thực tế hơn. Nếu bạn đang loay hoay giữa quá nhiều lựa chọn, hy vọng phần dưới đây giúp bạn có một khung suy nghĩ rõ ràng hơn.
Vì sao nhiều doanh nghiệp nhỏ vẫn bám lấy Excel và Zalo
Excel, Google Sheet hay một nhóm Zalo thường là những công cụ đầu tiên chủ doanh nghiệp dùng khi mới khởi sự. Chúng miễn phí. Ai cũng biết dùng. Không cần ai hướng dẫn.
Vì vậy tâm lý ngại thay đổi rất dễ hiểu. Chuyển sang phần mềm mới nghĩa là phải học lại từ đầu. Có nơi còn phải dành vài buổi để đào tạo cả đội. Nhiều người nghĩ khoản đầu tư này lớn, nhưng thực tế chi phí ban đầu thường không quá cao. Điều khiến họ do dự nằm ở chỗ chưa thấy lợi ích nào đủ để đánh đổi thời gian đang bỏ ra mỗi ngày.
Chỉ khi đội ngũ lớn dần, những bất tiện mới lộ rõ. Một file Excel gửi qua lại giữa nhiều người rất dễ bị ghi đè hoặc xóa nhầm. Sai lệch số liệu có thể nằm im rất lâu trước khi ai đó phát hiện. Thông tin khách hàng, đơn hàng hay công nợ bị rải khắp nơi, khiến người quản lý mất cả buổi chiều chỉ để tổng hợp một báo cáo.
Chúng tôi thường gợi ý doanh nghiệp tự kiểm tra vài dấu hiệu. Số người trong đội đã vượt quá vài người, và không ai còn nhớ chắc file nào là bản mới nhất. Việc tìm lại một đơn hàng cũ hay một tin xác nhận trên Zalo tốn quá nhiều thời gian. Quản lý phải hỏi lại từng nhân viên vì không có báo cáo tổng hợp kịp lúc.
Nếu gặp từ hai dấu hiệu trở lên, đó là lúc nên nghiêm túc cân nhắc một phần mềm quản lý chuyên dụng. Để hiểu rõ hơn về nhóm công cụ văn phòng và cách chúng bổ trợ nhau, bạn có thể xem danh sách phần mềm văn phòng mà bên mình đã tổng hợp trước đó.
Năm tiêu chí quan trọng khi đánh giá phần mềm
Khi bắt đầu so sánh, phần lớn người mua chỉ nhìn vào bảng giá và danh sách tính năng trên trang bán hàng. Theo kinh nghiệm của đội ngũ, những yếu tố khác mới quyết định một phần mềm có thực sự sống được trong doanh nghiệp hay không.
Tiêu chí đầu tiên là khả năng tùy biến. Mỗi doanh nghiệp có cách bán hàng, nhập kho và chăm sóc khách riêng. Một phần mềm tốt cho phép chỉnh biểu mẫu và quy trình phê duyệt theo cách bạn đang làm, chứ không bắt bạn đổi thói quen để vừa với khuôn có sẵn. Khi nhu cầu quá đặc thù, có doanh nghiệp chọn thuê đơn vị gia công phần mềm để làm riêng, thay vì cố ép một sản phẩm đóng gói vào quy trình của mình.
Tiêu chí thứ hai là chi phí dài hạn. Giá mua ban đầu chỉ là một phần của câu chuyện. Hãy hỏi rõ phí duy trì hằng năm, phí nâng cấp, và có phải trả thêm khi cần hỗ trợ ngoài gói hay không. Một phần mềm rẻ lúc đầu nhưng phí gia hạn cao có thể đắt hơn nhiều sau ba năm sử dụng.
Tiêu chí thứ ba là tốc độ triển khai. Có đơn vị đưa phần mềm vào dùng được trong vài tuần, nhưng cũng có nơi mất gần nửa năm mới vận hành trơn tru. Cách kiểm tra đơn giản nhất là hỏi thẳng đội ngũ bán hàng: một nhân viên bình thường cần bao lâu để thao tác thành thạo?
Tiêu chí thứ tư là hỗ trợ kỹ thuật sau bán hàng. Khi lỗi xảy ra vào cuối tuần hay đúng giờ cao điểm, thời gian phản hồi quan trọng không kém gì tính năng. Đừng ngại hỏi thời gian phản hồi cam kết là bao lâu và có những kênh liên hệ nào.
Tiêu chí cuối cùng là khả năng mở rộng. Doanh nghiệp hôm nay có năm nhân sự, ba năm nữa có thể đã có hai chi nhánh. Phần mềm có theo kịp đà tăng trưởng đó không? Nếu không, bạn sẽ phải chuyển đổi thêm một lần nữa, và lần đó thường tốn kém hơn lần trước.
Với các phần mềm chạy trên nền tảng đám mây, độ ổn định của hạ tầng ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ truy cập dữ liệu mỗi ngày. Vì vậy, tìm hiểu về đơn vị cung cấp windows hosting cũng là bước đáng làm trước khi chốt. Nếu doanh nghiệp bạn đang kinh doanh bán lẻ, top 10 phần mềm quản lý hàng hóa cũng là một điểm tham khảo hữu ích.
Những sai lầm khiến doanh nghiệp mua nhầm
Đội ngũ bên mình từng gặp khách hàng phải bỏ phần mềm chỉ sau chưa đầy hai tháng. Lý do thường không nằm ở sản phẩm kém, mà ở vài thói quen chọn mua chưa cẩn thận.
Sai lầm phổ biến nhất là chọn theo giá thấp nhất. Gói rẻ thường giới hạn số người dùng, dung lượng hoặc các tính năng mở rộng. Khi doanh nghiệp tuyển thêm người hoặc mở chi nhánh, gói cũ không còn đáp ứng nổi, và bạn lại phải làm lại từ đầu. Khoản tiết kiệm ban đầu vì thế biến mất khá nhanh.
Sai lầm thứ hai là ký hợp đồng dài hạn ngay sau buổi giới thiệu. Trên slide, giao diện lúc nào cũng gọn gàng. Nhưng khi nhân viên thao tác mỗi ngày, những chỗ rườm rà sẽ lộ ra. Chúng tôi luôn khuyên khách hàng dùng thử, dù chỉ một đến hai tuần, rồi để chính người làm việc hằng ngày đưa ra đánh giá.
Sai lầm thứ ba là bỏ qua đào tạo. Có doanh nghiệp đầu tư không nhỏ nhưng chỉ một hai người biết dùng. Sau vài tháng, phần còn lại quay về Excel và Zalo. Phần mềm không hẳn tệ, chỉ là đội ngũ chưa được hướng dẫn bài bản để khai thác hết công năng.
Từ kinh nghiệm đó, trước khi ký, bên mình thường yêu cầu khách hàng trả lời bốn câu hỏi: đã dùng thử chưa, ai đứng ra đào tạo, phí gia hạn ra sao, và nếu quy mô tăng gấp đôi thì phần mềm có còn phù hợp không.
Lời kết
Chọn đúng phần mềm quản lý ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tiết kiệm cả thời gian lẫn tiền bạc, vì không phải mất công chuyển đổi lần hai. Đừng vội ký chỉ vì giá hấp dẫn hay sợ chậm chân. Dành vài tuần để so sánh, dùng thử và hỏi kỹ các tiêu chí đã nêu sẽ giúp bạn chọn được công cụ thực sự đồng hành lâu dài. Nếu bạn muốn trao đổi thêm về trường hợp cụ thể của doanh nghiệp mình, đội ngũ bên mình luôn sẵn sàng lắng nghe.