Vì sao bán hàng và vận tải cần giải pháp công nghệ riêng
Chúng tôi từng làm việc với một doanh nghiệp vừa bán lẻ, vừa có đội xe giao hàng riêng. Ban đầu, họ muốn dùng chung một phần mềm cho cả hai mảng để tiết kiệm. Chỉ sau vài tháng, mọi thứ bắt đầu lệch nhịp.
Bộ phận kho liên tục báo tồn kho không khớp với thực tế. Trong khi đó, đội vận tải không theo dõi được lộ trình xe theo thời gian thực. Mỗi bên phải làm việc vòng vèo để bù cho những thiếu sót của hệ thống chung.
Có hôm, một nhân viên kho phải gọi cho tài xế chỉ để hỏi xe đã rời bãi chưa. Chuyện nghe nhỏ, nhưng lặp lại mỗi ngày thì ngốn rất nhiều thời gian. Và đó là lúc doanh nghiệp bắt đầu nhận ra vấn đề không nằm ở nhân sự.
Nhiều người nghĩ cả hai mảng đều là quản lý, nên một công cụ dùng chung là đủ. Nghe qua thì hợp lý. Nhưng khi đi vào vận hành, logic của hai bên gần như ngược nhau. Bán hàng xoay quanh đơn hàng và tồn kho. Vận tải lại xoay quanh lộ trình, nhiên liệu và bảo dưỡng xe. Một phần mềm tổng quát khó đáp ứng cả hai cùng lúc ở mức sâu.
Vấn đề thường lộ rõ khi doanh nghiệp mở rộng. Lúc quy mô còn nhỏ, phần mềm chung có thể chạy ổn. Nhưng khi số giao dịch tăng, các tính năng chuyên sâu của từng ngành hiếm khi được phát triển đến nơi đến chốn. Doanh nghiệp buộc phải ghép thêm nhiều công cụ rời rạc để lấp chỗ trống. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, đây là giai đoạn tốn kém nhất, vì chi phí tích hợp nhiều khi vượt xa chi phí ban đầu.
Giải pháp theo từng nhóm ngành
Ngành bán hàng cần quản lý đơn và kho theo thời gian thực
Với bán hàng, điều quan trọng nhất là hệ thống phải xử lý được lượng đơn lớn. Đặc biệt vào các đợt cao điểm như lễ tết hay chương trình khuyến mãi. Một hệ thống tốt cần đồng bộ tồn kho giữa cửa hàng, website và các sàn thương mại điện tử.
Nếu tồn kho không khớp, khách sẽ đặt mua những sản phẩm đã hết hàng. Niềm tin vào thương hiệu giảm rất nhanh, và thường khó lấy lại. Chúng tôi hay nhắc khách hàng để ý kỹ điểm này ngay từ khâu chọn phần mềm.
Khâu chăm sóc sau bán cũng đáng được đầu tư. Khi phần mềm ghi nhận đầy đủ lịch sử mua hàng, nhân viên biết khách nào sắp cần mua lại một sản phẩm tiêu hao. Họ chủ động liên hệ đúng lúc, thay vì chờ khách quay lại một cách ngẫu nhiên.
Ngành vận tải và bất động sản cần công cụ vận hành riêng
Vận tải và bất động sản đều quản lý tài sản, nhưng cách vận hành khác nhau khá nhiều. Đơn vị vận tải cần biết xe đang ở đâu, giao theo lịch nào và khi nào phải bảo dưỡng. Bất động sản lại quan tâm đến danh mục căn hộ, hợp đồng thuê và lịch hẹn xem nhà.
Mỗi lĩnh vực có cấu trúc dữ liệu và luồng công việc riêng. Vì thế không thể áp dụng một mẫu chung cho tất cả. Nếu doanh nghiệp bạn đang vận hành đội xe, hãy tham khảo các phần mềm quản lý vận tải, vận chuyển phổ biến để hình dung rõ những tính năng cần có trước khi so sánh nhà cung cấp.
Tóm lại, bán hàng cần đồng bộ kho và đơn, vận tải cần theo dõi lộ trình và bảo dưỡng, bất động sản cần quản lý tài sản và lịch hẹn.
Cách chọn giải pháp phù hợp với đặc thù ngành
Bước đầu tiên là xác định quy trình nào cần số hóa trước. Đừng vội mua phần mềm chỉ vì bên bán giới thiệu hay có ưu đãi. Hãy liệt kê ba đến năm quy trình đang tốn nhiều thời gian hoặc hay phát sinh sai sót. Số hóa đúng những việc đó trước, rồi mới tính đến khâu khác.
Trao đổi với doanh nghiệp cùng ngành đã triển khai cũng rất có giá trị. Một cuộc nói chuyện trực tiếp với đơn vị có quy mô tương tự thường cho thông tin thực tế hơn tài liệu quảng cáo. Họ sẽ kể rõ phần nào hỗ trợ tốt, phần nào chỉ đẹp trên giấy. Nếu bạn đang triển khai nhiều dự án số hóa cùng lúc, có thể xem thêm các phần mềm quản lý dự án phổ biến hiện nay để việc phối hợp giữa các phòng ban trơn tru hơn.
Khi đánh giá nhà cung cấp, hãy hỏi kỹ về khả năng tùy chỉnh. Phần mềm nào cũng có sẵn một số mẫu quy trình, nhưng mỗi doanh nghiệp làm việc theo cách riêng. Bạn nên hỏi xem có điều chỉnh được luồng duyệt đơn, mẫu báo cáo hay phân quyền theo phòng ban không. Câu trả lời sẽ giúp bạn lường trước các khoản chi phát sinh về sau.
Những sai lầm thường gặp khi số hóa theo ngành
Một sai lầm khá phổ biến là mua phần mềm trước, rồi mới cố đổi quy trình để khớp với công cụ đã có. Cách làm ngược này thường gây xáo trộn lớn cho nhân viên. Họ dễ phản ứng tiêu cực với công nghệ mới, dù bản thân công cụ không có lỗi gì. Thứ tự đúng là chốt quy trình trước, công cụ đi sau.
Bỏ qua đào tạo nhân sự cũng là lỗi hay gặp. Chúng tôi từng thấy một doanh nghiệp đầu tư khá bài bản vào hệ thống quản lý vận tải. Nhưng vì không dành đủ thời gian đào tạo tài xế và điều phối viên, đội ngũ cuối cùng quay về dùng sổ tay như trước. Khoản đầu tư gần như không phát huy tác dụng.
Thiếu người chịu trách nhiệm nội bộ cũng là vấn đề. Khi phần mềm trục trặc mà không ai biết báo cho ai, nhân viên tự xoay xở theo cách riêng và hệ thống nhanh chóng bị bỏ quên. Nên chỉ định rõ một đầu mối phụ trách, dù kiêm nhiệm, để mọi vấn đề đều có nơi tiếp nhận.
Kết luận
Giải pháp đúng đặc thù ngành thường mang lại hiệu quả rõ rệt hơn so với ép một phần mềm tổng quát phục vụ mọi nhu cầu. Đầu tư đúng công nghệ ngay từ đầu có thể tốn kém hơn giải pháp dùng chung giá rẻ, nhưng giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí sửa sai khi mở rộng quy mô.
Nếu bạn đang phân vân giữa nhiều lựa chọn, hãy dành thời gian hiểu rõ quy trình vận hành của mình trước khi quyết định. Đó vẫn là bước đáng giá nhất trong hành trình chuyển đổi số.