Xem demo phần mềm quản lý kho, thấy tính năng theo dõi tồn kho hiển thị đẹp mắt, nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ đã vội chốt mua ngay. Vài tháng sau mới phát hiện phần mềm không kết nối được với website bán hàng, chi phí thêm người dùng lại đội lên gấp đôi so với dự tính ban đầu.
Vì sao chỉ xem tính năng tồn kho là chưa đủ
Nhu cầu thực tế của doanh nghiệp nhỏ đa dạng hơn nhiều so với việc chỉ đơn thuần theo dõi số lượng hàng còn trong kho. Một doanh nghiệp thường cần phần mềm kết nối được với các kênh bán hàng khác nhau, đồng bộ dữ liệu với kế toán, hỗ trợ nhiều người dùng cùng lúc với phân quyền rõ ràng — nếu chỉ tập trung đánh giá tính năng quản lý tồn kho cơ bản mà bỏ qua những yếu tố này, rất dễ chọn nhầm phần mềm không đáp ứng đủ nhu cầu vận hành thực tế.
Các tiêu chí thường bị bỏ qua
Khả năng tích hợp với website bán hàng là tiêu chí quan trọng nhưng nhiều doanh nghiệp lại quên kiểm tra kỹ trước khi mua. Nếu phần mềm quản lý kho không thể kết nối trực tiếp với website, mỗi khi có đơn hàng online, nhân viên phải nhập lại thủ công vào hệ thống quản lý kho, vừa mất thời gian vừa dễ xảy ra sai sót giữa số liệu tồn kho thực tế và số liệu hiển thị trên website.
Chi phí ẩn khi mở rộng số người dùng cũng là yếu tố dễ bị bỏ qua trong giai đoạn đầu tìm hiểu phần mềm. Nhiều nhà cung cấp chào giá hấp dẫn cho gói cơ bản với số lượng người dùng giới hạn, nhưng khi doanh nghiệp phát triển, cần thêm tài khoản cho nhân viên mới, mức phí phát sinh có thể tăng đáng kể so với ngân sách ban đầu đã dự trù — nên hỏi rõ bảng giá chi tiết theo từng mức số lượng người dùng trước khi ký hợp đồng dài hạn.
Nếu bạn muốn tham khảo thêm các lựa chọn phần mềm quản lý hàng hóa phổ biến trên thị trường hiện nay, có thể xem thêm top 10 phần mềm quản lý hàng hóa cửa hàng, siêu thị để có thêm cơ sở so sánh trước khi quyết định chọn giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của mình.
Cách thử nghiệm trước khi mua
Dùng bản dùng thử, hỏi case study thực tế là bước không nên bỏ qua trước khi quyết định đầu tư lâu dài vào một phần mềm quản lý kho. Hầu hết các nhà cung cấp uy tín đều có bản dùng thử miễn phí trong một khoảng thời gian nhất định, nên tận dụng giai đoạn này để kiểm tra thực tế xem phần mềm có đáp ứng đúng quy trình vận hành hiện tại của doanh nghiệp hay không, thay vì chỉ tin vào bản demo do nhân viên bán hàng trình bày.
Yêu cầu nhà cung cấp chia sẻ case study từ những doanh nghiệp có quy mô, ngành hàng tương tự cũng giúp bạn hình dung rõ hơn về hiệu quả thực tế của phần mềm trong bối cảnh gần giống với doanh nghiệp mình, thay vì chỉ dựa vào những lời giới thiệu chung chung về tính năng.
Trong giai đoạn dùng thử, cũng nên để chính nhân viên trực tiếp vận hành kho hàng ngày trải nghiệm phần mềm, thay vì chỉ chủ doanh nghiệp tự đánh giá. Người trực tiếp thao tác mỗi ngày thường phát hiện ra những bất tiện nhỏ trong giao diện, quy trình nhập liệu mà người quản lý cấp cao khó nhận ra khi chỉ xem qua bản demo tổng quan.
Với những doanh nghiệp đã có website bán hàng, việc đảm bảo phần mềm quản lý kho vận hành trơn tru với website cũng cần được kiểm tra kỹ trong giai đoạn dùng thử. Tham khảo thêm những cách quản trị website hiệu quả để có thêm góc nhìn về việc đồng bộ dữ liệu giữa website và hệ thống quản lý kho nội bộ.
Ngoài phần mềm quản lý kho, nhiều doanh nghiệp nhỏ cũng đang tìm thêm công cụ hỗ trợ quản lý công việc chung cho cả đội ngũ. Xem thêm top 5 ứng dụng quản lý công việc tốt nhất hiện nay để có thêm lựa chọn công cụ bổ trợ, giúp toàn bộ quy trình vận hành doanh nghiệp trở nên đồng bộ hơn.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần xây dựng hoặc nâng cấp website bán hàng để tích hợp tốt hơn với phần mềm quản lý kho, có thể tham khảo thiết kế website bán hàng MONA để có giải pháp phù hợp với định hướng vận hành của doanh nghiệp mình.
Kết luận
Checklist chọn phần mềm quản lý kho phù hợp quy mô nên bao gồm cả tính năng tồn kho lẫn những yếu tố dễ bị bỏ sót như khả năng tích hợp website, chi phí mở rộng người dùng và giai đoạn dùng thử thực tế trước khi quyết định. Dành thời gian đánh giá kỹ toàn diện thay vì chỉ nhìn vào tính năng bề nổi, đó là cách chắc chắn nhất để tránh phải đổi phần mềm giữa chừng khi doanh nghiệp đã đi vào vận hành ổn định.