Để đáp ứng nhu cầu của người dân, các khu trọ và chung cư mini đang phát triển rất mạnh mẽ ở những khu vực gần trường học, khu công nghiệp, khu vực văn phòng của các công ty, doanh nghiệp lớn. Thay vì quản lý thông tin theo kiểu thủ công, nhiều chủ nhà trọ đã bắt chuyển sang sử dụng các phần mềm quản lý nhà trọ để hỗ trợ cho công việc của mình. Vậy phần mềm – ứng dụng – app này có gì nổi bật và có những tính năng gì để giúp các chủ trọ quản lý khách thuê hiệu quả như vậy?
Phần mềm quản lý nhà trọ, phòng trọ là gì?
Phần mềm quản lý nhà trọ là các phần mềm được thiết kế để lưu trữ, phân loại cũng như cung cấp các công cụ hỗ trợ giúp việc quản lý phòng trọ, chung cư mini được thuận tiện và hiệu quả nhất. Sử dụng các phần mềm quản lý, bạn sẽ tránh được vô số rắc rối mà việc quản lý bằng sổ sách có thể gây ra. Hiện nay có nhiều phần mềm – ứng dụng – công cụ quản lý trọ, nhưng 1 sản phẩm được vinh danh và có số lượng người dùng nhiều nhất hiện nay là Mona House. Bạn có thể tìm thêm thông tin về sản phẩm này tại Mona.house hoặc liên hệ trực tiếp qua số Hotline 1900 636 648 để được tư vấn sử dụng miễn phí phần mềm này.
Bạn có nên sử dụng phần mềm quản lý chung cư mini, nhà trọ?
- Nếu bạn không thuộc tuýp người tỉ mỉ, cẩn thận, biết sắp xếp thông tin một cách logic, khoa học và hiệu quả thì việc sử dụng phần mềm quản lý sẽ giúp cho công việc của bạn trở nên thuận tiện, nhẹ nhàng và chính xác.
- Trong trường hợp bạn sở hữu số lượng phòng trọ cần cho thuê hoặc các phòng trọ không tập trung ở một khu nhất định, bạn nên sử dụng phần mềm quản lý để dễ dàng nắm bắt được tình hình, thông tin thuê trọ mà không cần phải đến từng nơi hay rà soát trong một đống sổ sách dày cộp.
- Bạn nên sử dụng phần mềm quản lý nhà trọ nếu bạn cần dành nhiều thời gian hơn cho các công việc khác. Việc sử dụng phần mềm giúp bạn quản lý tình huống phòng trọ hiệu quả dù bạn không thường xuyên xem xét tình hình cụ thể, các dữ liệu đều được lưu trữ cẩn thận, dễ tra cứu, có thông cáo được cài sẵn khi đến lịch hẹn trả phòng, thuê phòng, thu tiền hàng tháng.
Chức năng cơ bản của phần mềm quản lý nhà trọ
Quản lý thông tin khách thuê trọ
Một trong các tính năng nền tảng của phần mềm quản lý nhà trọ là quản lý thông tin về khách thuê trọ. Bên cạnh các dữ liệu cơ bản như tên tuổi, số CMND, thông tin liên lạc, hợp đồng thuê trọ, bạn cũng có thể quản lý đồng thời các dữ liệu liên quan về thời gian trọ, các ghi chú về quá trình sử dụng phòng, cách họ biết tới và tìm đến khu phòng trọ của bạn.
Ngoài ra, bạn cũng có thể cài đặt thêm các chức năng mở rộng khác như lên lịch thông báo đóng tiền phòng, quản lý việc đóng tiền phòng trọ và các dịch vụ của khách thuê,… Bằng cách sử dụng gói dịch vụ thiết kế phần mềm theo yêu cầu của bên thiết kế để được nâng cấp lên thêm.
Quản lý phòng trọ theo từng đơn vị
Tính năng quản lý phòng trọ giúp bạn ghi lại đầy đủ các thông tin về từng căn phòng, bao gồm thông tin về diện tích, nội thất, giá thuê, giá sử dụng các dịch vụ. Dựa trên thông tin đó, bạn có thể dễ dàng phân loại các phòng trọ và quản lý sao cho phù hợp.
Phần mềm còn cho phép bạn kiểm soát số lượng phòng đang được cho thuê, phòng đang để trống cũng như các phòng sắp hết hợp đồng. Tính năng này sẽ cực kỳ hữu ích nếu khu phòng trọ của bạn có số lượng phòng lớn hoặc trong trường hợp bạn còn có công việc khác, không thể thường xuyên kiểm tra tình hình phòng trọ.
Cùng với đó, trong trường hợp có người gửi đồ, hay phòng trọ có các vấn đề phát sinh, bạn cũng sẽ dễ tìm được thông tin liên hệ của người đang sử dụng phòng để nhanh chóng giải quyết.
Quản lý tài chính
Các phần mềm quản lý thường sẽ có tính năng tạo phiếu thu cho từng phòng trọ khác nhau. Giá tiền thuê theo loại phòng sẽ được tính cùng với các dịch vụ khác để tạo ra phiếu tính tiền chi tiết hàng tháng cho từng khách trọ.
Các dữ liệu về những khoản thu chi của phòng trọ cũng sẽ được lưu trữ riêng. Do đó, khi đến cuối tháng, cuối năm, bạn sẽ có sẵn các dữ liệu cần thiết để đánh giá tình hình vận hành của phòng trọ.
Quản lý đồ dùng, thiết bị của nhà trọ
Hiện nay, một số phòng trọ thường sẽ được trang bị sẵn đầy đủ tiện ích, nội thất và chỉ chờ khách vào ở. Việc cho thuê các loại phòng như vậy vừa giúp bạn kiếm được một khoản tiền nhiều hơn so với phòng bình thường, vừa giúp chất lượng căn phòng được bảo đảm vì khách thuê sẽ không cần trang trí hay lắp đặt các thiết bị khác.
Tuy nhiên, việc cho thuê cả đồ dùng như vậy, sẽ kéo theo việc bạn phải quản lý thêm cả những trang thiết bị, nội thất để tránh tình trạng hỏng hóc, thất lạc. Khi đó, bạn chắc chắn sẽ cần đến sự trợ giúp của phần mềm quản lý để thống kế số lượng, chủng loại và tình trạng thiết bị trước cũng như sau khi cho thuê.
Từ đó, bạn có thể thống nhất với khách thuê các điều khoản về việc sử dụng, lên kế hoạch bảo trì và sửa chữa trang thiết bị. Đây là 1 phần mềm riêng biệt thuần việt, phù hợp với cách sử dụng của người Việt, dễ dàng quản lý tài sản giống: Buildium, PropertyZar, Rentroom,…
Lợi ích nổi bật của phần mềm quản lý nhà trọ là gì?
Lưu trữ và quản lý thông tin hiệu quả
Các thông tin về khách trọ, phòng trọ sẽ đều được nhập vào phần mềm theo những form, biểu mẫu cố định. Từ đó, phần mềm quản lý có thể nhận diện và lưu trữ thông tin theo một trật tự đã được thiết lập sẵn (theo thời gian, theo bảng chữ cái, theo loại hình thuê thọ,…). Nhờ vậy, khi cần tìm kiếm hay sàng lọc thông tin, công việc của bạn sẽ trở nên đơn giản và thuận lợi hơn rất nhiều.
Thêm vào đó, khi sử dụng các phần mềm quản lý phòng trọ, thông tin sẽ được lưu trữ trong một khoảng thời gian rất dài. Do đó, bạn hoàn toàn có thể tìm lại các dữ liệu này khi cần chỉ bằng một vài thao tác đơn giản như giới hạn thời gian hiển thị thông tin trên phần mềm.
Độ chính xác cao
Khi lưu thông tin khách thuê trên sổ sách, dù bạn có là một người cẩn thận, bạn cũng khó tránh được các tình huống ghi thiếu, ghi sai, thất lạc hoặc vô tình làm hỏng sổ sách,… Hơn nữa, trong trường hợp cần sàng lọc thông tin, bạn chắc chắn mất kha khá thời gian mà vẫn có thể sẽ bỏ sót một vài dữ liệu nào đó.
Phần mềm quản lý nhà trọ sẽ giúp bạn giảm thiểu những sai sót trong quá trình nhập, lưu thông tin, đồng thời cung cấp các công cụ giúp việc xử lý dữ liệu hiệu quả và có độ chính xác cao.
Nâng cao chất lượng dịch vụ
Phần mềm quản lý chính là một công cụ giúp quy trình làm việc của bạn trở nên đồng bộ, nhanh gọn và hiệu quả. Qua đó, thời gian làm thủ tục trước và sau khi nhận phòng trọ được rút ngắn, tạo sự thuận tiện cho cả khách thuê trọ và chính bạn.
Ngoài ra, các dữ liệu liên quan đến cơ sở vật chất cũng giúp bạn cập nhật được chính xác về tình hình hiện tại của các phòng trọ để đưa ra kế hoạch bổ sung, nâng cấp, đảm bảo chất lượng phòng trọ.
Phần mềm quản lý phòng trọ, nhà cho thuê tốt nhất hiện nay
Năm 2020 chính là sự đột phá về công nghệ và 1 trong số đó là sản phẩm nổi bật đó chính là phần mềm quản lý nhà trọ Mona Houes. Đây là 1 phần mềm của doanh nghiệp Mona Media, chuyên cung cấp dịch vụ thiết kế web-app và ứng dụng chất lượng theo yêu cầu từ khách hàng. Sản phẩm đảm bảo có khả năng vận hành hiệu quả, hỗ trợ đắc lực cho công việc của bạn và sở hữu tính năng phù hợp với đặc điểm, nhu cầu riêng của bạn. Chính vì thế phần mềm quản lý nhà trọ được thiết kế bởi Mona sẽ hội đủ các yếu tố về giao diện hiển thị tương thích, ngôn ngữ lập trình mạnh mẽ, tính năng bảo mật cao, môi trường lưu trữ cơ sở dữ liệu lớn. Vậy ứng dụng – app quản lý nhà trọ của Mona Media có gì? Ngoài là 1 ứng dụng – app sử dụng ngay trên điện thoại hệ điều hành IOS và Android, phần mềm này còn có:
Tích hợp nhiều tính năng đa dạng
Bên cạnh một vài tính năng cơ bản đã được đề cập trước đó, nếu bạn hoàn toàn có thể yêu cầu thiết kế, tích hợp thêm vô số các tính năng đa dạng khác cho việc quản lý nhà trọ, nền tảng chính để xây dựng phần mềm này được Mona chọn chính là .NET (bộ ngôn ngữ mạnh mẽ với khả năng mở rộng cao được giới thiệu trong dự án Bugnet Project của Microsoft). Với các tính năng này, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức, chi phí cho nhân công mà vẫn có thể quản lý việc cho thuê trọ một cách hiệu quả.
Dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp
Đội ngũ tư vấn của Mona Media luôn sẵn sàng tư vấn cho khách hàng những thông tin đầy đủ nhất về vấn đề thiết kế giao diện app và tính năng, các dịch vụ hỗ trợ, quy trình làm việc và các chính sách ưu đãi mà Mona dành tặng cho khách hàng.
Dzr-web hy vọng rằng với những chia sẻ của chúng tôi trên đây, bạn sẽ có giải pháp cho con đường kinh doanh nhà trọ, nhà cho thuê, quản lý chung cư mini, căn hộ dịch vụ hiệu quả. Từ đó tăng nhanh thu nhập và phát triển cuộc sống của chính bản thân mình. Chúc bạn thành công!