Định vị GPS quản lý đội xe là cụm từ chúng tôi nghe ngày một nhiều từ các chủ vận tải nhỏ. Đây là một trong những giải pháp công nghệ cho giáo dục, bán hàng, vận tải, siêu thị, bất động sản, y tế và du lịch mà ngày càng nhiều doanh nghiệp nhỏ tại Việt Nam quan tâm áp dụng. Câu chuyện thường bắt đầu giống nhau: xe chạy đâu mất cả buổi, gọi tài xế không bắt máy, chủ xe chỉ biết ngồi chờ. Có anh khách từng kể, xe giao hàng đi từ Bình Dương lên Tây Ninh mà tới chiều tối vẫn chưa thấy về. Gọi hoài không được, hoá ra tài xế tấp vào quán ăn nghỉ trưa hơi lâu.
Chuyện nhỏ nhưng lặp lại vài lần một tháng thì thành vấn đề lớn. Đội xe càng đông, phạm vi chạy càng rộng, việc quản lý bằng trí nhớ và vài cuộc gọi càng đuối sức. Bài này chúng tôi chia sẻ góc nhìn thực tế. Định vị GPS giúp được gì cho đội xe nhỏ? Chọn hệ thống ra sao, và đâu là những cái bẫy chi phí ít ai nói trước?
Đội xe lớn dần, cách quản lý vẫn giữ nguyên từ ngày đầu
Nhiều doanh nghiệp vận tải nhỏ bắt đầu chỉ với một, hai chiếc xe. Chủ xe kiêm luôn tài xế, thuộc lòng từng cung đường. Lúc đó chẳng cần công cụ gì phức tạp. Nhưng khi đơn hàng tăng, xe thêm ba bốn chiếc, mỗi xe chạy một tuyến khác nhau. Cách quản lý kiểu cũ bắt đầu lộ ra chỗ hụt.
Sổ tay ghi lịch trình, nhóm Zalo báo vị trí, gọi điện hỏi thăm giữa đường. Đó là cách phần lớn chủ xe nhỏ đang làm. Cách này không sai, chỉ là không theo kịp khi đội xe lớn hơn. Tài xế bận lái, quên nhắn tin cập nhật. Chủ xe bận việc khác, gọi không kịp.
Chúng tôi từng tư vấn cho một đơn vị giao hàng liên tỉnh có sáu xe tải nhỏ. Chủ doanh nghiệp kể, có tháng phát hiện một xe đi vòng xa hơn lộ trình bình thường gần 40 cây số. Hỏi ra mới biết tài xế tranh thủ ghé việc riêng giữa đường. Không ai cố ý gian dối cả tháng. Nhưng cộng dồn lại là một khoản xăng dầu và thời gian không nhỏ.
Nhiều chủ xe nghĩ đơn giản: cứ thuê thêm một người trực điện thoại, gọi hỏi từng tài xế mỗi giờ là xong. Cách này tốn thêm một khoản lương, mà thông tin vẫn chỉ đúng tại đúng thời điểm gọi. Mười lăm phút sau xe đi đâu, chẳng ai biết cho tới cuộc gọi kế tiếp.
Đây là lúc công nghệ định vị đáng để cân nhắc. Nói dễ hiểu, đó là một thiết bị nhỏ gắn trên xe. Nó liên tục gửi tín hiệu vị trí về một phần mềm xem trên điện thoại hoặc máy tính. Nguyên lý gần giống cách các ứng dụng đặt xe công nghệ hiển thị tài xế đang chạy tới đâu. Chỉ khác là dữ liệu này chỉ chủ xe xem được, không công khai.
Định vị GPS quản lý đội xe mang lại lợi ích gì
Nói một thiết bị định vị là chưa đủ. Cái doanh nghiệp cần biết là nó thay đổi được gì trong công việc hằng ngày. Với đội xe vận tải nhỏ, lợi ích đầu tiên là nhìn thấy xe đang ở đâu. Lợi ích thứ hai là biết sớm khi có gì bất thường.
Theo thời gian thực nghĩa là vị trí xe trên bản đồ được cập nhật đều đặn. Thường mỗi 10 đến 30 giây tuỳ gói cước nhà cung cấp. Chủ xe mở app lên là thấy ngay xe đang chạy tới đoạn nào, còn cách điểm giao bao xa. Khách hàng hỏi hàng tới chưa, chủ xe trả lời được ngay, khỏi cần gọi tài xế rồi chờ hồi âm.
Một số phần mềm còn tính luôn giờ dự kiến tới nơi. Dựa trên tốc độ xe đang chạy và tình trạng đường lúc đó. Với khách hàng thường xuyên, báo trước được giờ giao chính xác hơn tạo ra khác biệt lớn. Chúng tôi từng nghe một chủ vận tải nói vui: từ ngày có định vị, khách bớt gọi hỏi dồn hẳn.
Lợi ích thứ hai ít người biết là tính năng cảnh báo lộ trình. Phần mềm cho phép vẽ một vùng cho phép xe chạy, gọi là hàng rào ảo. Hiểu đơn giản, đó là ranh giới ảo được đặt sẵn trên bản đồ. Xe ra khỏi vùng này, hoặc dừng đỗ quá lâu ở chỗ không nằm trong lịch trình. Lúc đó, hệ thống sẽ gửi thông báo ngay lập tức.
Chi phí lắp đặt và mẹo chọn nhà cung cấp định vị uy tín
Chi phí ban đầu cho một bộ thiết bị định vị dao động khoảng 1 đến 3 triệu đồng. Phí thuê bao phần mềm thêm chừng 100.000 đến 250.000 đồng mỗi xe mỗi tháng. Mức này còn tuỳ nhà cung cấp và số tính năng đi kèm. Sai lầm chúng tôi hay gặp là chọn thiết bị trôi nổi, giá rẻ. Tín hiệu loại này thường chập chờn, mất kết nối ngay khi xe vào vùng sóng yếu hoặc hầm chui. Mẹo của chúng tôi là hỏi kỹ nhà cung cấp về độ phủ sóng định vị. Hỏi ngay ở những tuyến đường xe hay chạy nhất, trước khi ký hợp đồng dài hạn.
Một mẹo nhỏ khác: chọn nhà cung cấp có ứng dụng riêng cho tài xế, không chỉ dashboard cho chủ xe. Tài xế xác nhận điểm giao ngay trên điện thoại. Văn phòng cập nhật tình trạng đơn hàng tức thì, khỏi mất công gọi qua gọi lại. Nguyên lý phối hợp này không khác mấy so với những ứng dụng quản lý công việc. Nhiều văn phòng nhỏ đang dùng chúng để giao việc và theo dõi tiến độ nội bộ.
Ngoài theo dõi vị trí, phần mềm đội xe còn âm thầm làm được gì
Định vị chỉ là phần nổi. Ẩn bên dưới, phần lớn phần mềm quản lý đội xe hiện nay còn gom được khá nhiều số liệu vận hành. Đây là những con số mà trước giờ doanh nghiệp nhỏ ít khi theo dõi sát.
Theo dõi nhiên liệu, nhắc lịch bảo dưỡng và các tính năng hữu ích khác
Hệ thống ghi lại quãng đường mỗi xe chạy trong ngày, trong tuần. Đối chiếu được với mức tiêu hao nhiên liệu ước tính qua cảm biến hoặc công-tơ-mét. Nhờ vậy chủ xe phát hiện được những bất thường: xe chạy quãng đường ngắn nhưng báo tiêu hao xăng dầu cao hơn bình thường. Đây thường là dấu hiệu cần kiểm tra lại, chứ chưa hẳn đã là gian dối. Có thể do xe chạy đường xấu, hoặc chở nặng hơn thường lệ hôm đó.
Mẹo chúng tôi hay dùng là đối chiếu số liệu định vị với hóa đơn đổ xăng dầu hằng tuần. Đừng đợi tới cuối tháng mới xem lại. Phát hiện sớm một tuần, xử lý được ngay. Đỡ phải lục lại cả chồng hóa đơn cũ để truy nguyên nhân.
Vài tính năng khác chúng tôi thấy hữu ích cho đội xe nhỏ:
- Nhắc lịch bảo dưỡng theo km hoặc theo thời gian, ví dụ mỗi 5.000 km hoặc 3 tháng một lần.
- Lưu lại lịch sử lộ trình cũ, tiện khi cần đối chiếu với khách hàng hoặc bên bảo hiểm.
- Cảnh báo khi xe chạy quá tốc độ quy định, giảm rủi ro tai nạn và phạt nguội.
Việc quên bảo dưỡng định kỳ là lỗi khá phổ biến ở đội xe nhỏ. Đơn giản vì không ai nhớ nổi lịch của từng chiếc xe. Xe hỏng máy giữa đường vì thiếu dầu nhớt, hay hết hạn kiểm định. Sửa kiểu này thường tốn kém hơn nhiều so với sửa đúng hẹn tại xưởng quen. Có khi tốn gấp hai ba lần, vì phải gọi cứu hộ và thuê xe thay thế tạm. Phần mềm nhắc lịch tự động giải quyết đúng chỗ hổng này.
Định vị GPS – một mắt xích trong các giải pháp công nghệ cho giáo dục, bán hàng, vận tải, siêu thị, bất động sản, y tế và du lịch
Nhìn rộng ra, đây cũng là xu hướng chung của phần mềm quản lý doanh nghiệp mấy năm gần đây. Không riêng gì ngành vận tải. Bên bán lẻ có phần mềm quản lý hàng hóa cho siêu thị. Phần mềm này giúp chủ cửa hàng theo dõi tồn kho gần như thời gian thực. Nguyên lý theo dõi liên tục ở đây chẳng khác mấy so với việc dõi theo một chiếc xe trên bản đồ.
Không chỉ phần mềm định vị xe mới đáng chú ý. Doanh nghiệp nhỏ mấy năm nay có xu hướng số hoá cả những mảng việc từng chỉ quản lý bằng trí nhớ hoặc sổ tay. Nhiều đơn vị dùng thêm phần mềm quản lý dự án để theo dõi tiến độ công việc nội bộ. Đây là mảng việc nằm ngoài phần vận hành đội xe. Tư duy chung vẫn vậy: cái gì đo lường được, kiểm soát được, thì mới cải thiện được.
Một điều chúng tôi nhận ra qua nhiều lần tư vấn là thế này. Không ít doanh nghiệp vận tải nhỏ ở ta thật ra khởi nghiệp từ việc bán hàng online. Rồi họ tự lập đội xe giao hàng khi đơn tăng dần. Nếu doanh nghiệp đang ở giai đoạn đó, một trang bán hàng chuyên nghiệp cũng đáng đầu tư không kém việc quản lý đội xe. Nó giúp đồng bộ đơn hàng với lịch giao. Chúng tôi từng thấy nhiều đơn vị chọn thiết kế web bán hàng ngay đúng giai đoạn mở rộng đội xe. Làm vậy, hai bên ăn khớp với nhau hơn.
Bắt đầu từ đâu nếu doanh nghiệp muốn lắp định vị cho đội xe
Nếu phải chọn một lời khuyên duy nhất, chúng tôi sẽ nói: đừng lắp định vị cho cả đội xe ngay từ đầu. Thử trước với một, hai chiếc xe chạy tuyến khó kiểm soát nhất. Dùng thử một tháng để xem phần mềm có hợp với cách vận hành hiện tại không. Ở Dzr-web, chúng tôi từng thấy không ít doanh nghiệp lắp đại trà ngay từ đầu. Sau đó mới phát hiện phần mềm không tương thích với cách ghi sổ kế toán họ đang dùng. Lúc đó phải đổi lại từ đầu, tốn thêm cả thời gian lẫn tiền bạc.
Ngoài chuyện giá, chúng tôi khuyên hỏi thêm về thời gian triển khai thực tế. Có nơi báo lắp trong một ngày, nhưng tới lúc thi công lại phát sinh thêm phí. Phí đi lại, phí đấu nối cho xe đời cũ, cộng dồn cũng đáng kể. Hỏi rõ những khoản này trước khi đặt cọc. Tránh kiểu báo giá rẻ ban đầu rồi phát sinh dần về sau.
Trước khi ký hợp đồng dài hạn, hỏi thẳng nhà cung cấp ba điều. Phí thuê bao có tăng sau năm đầu không. Thiết bị hỏng thì bảo hành ra sao. Và dữ liệu vị trí xe có xuất được ra file để đối chiếu khi cần hay không. Ba câu hỏi đơn giản này giúp doanh nghiệp vận tải nhỏ tránh được phần lớn chi phí ẩn phát sinh về sau. Quản lý đội xe bằng công nghệ không còn là chuyện xa xỉ nữa. Nó đang dần trở thành công cụ cơ bản của bất kỳ ai làm vận tải nghiêm túc.